デジタル化の足並みが揃わない中で、紙の削減とリモートワークに踏み出せた文書管理ソリューションの決め手！

背景

それまで使っていた複合機が不調となり、新たに導入することに。総務部としては、SDGsなど社会的な要請に取り組むために、ペーパーレスを意識していたが、なかなか定着しなかった。大手の取引先からは、選定基準として環境保全を重視した活動が求められる一方で、中小の取引先はFAX以外でのやりとりには応じてもらえないといった板挟みにあった。
一方で、ニューノーマル時代のリモートワーク実現にワークフローの見直しが求められた事業開発部にとっても、FAXメインの受注処理が、業務効率の点でも、出社必須となる点でも障壁となっていた。

課題

意識の高い大手取引先とギャップの大きい中小の取引先を抱える悩みが…

総務部の悩み

• 紙を減らすという視点では、「スキャン」の際に、読みとった内容の確認ができないまますぐに出力されてしまい、修正後の出し直しなどで紙の無駄が発生していた。

• 社内システムで処理するために、郵送で届いた請求書をスキャンしてPDF化する際にも、設定が一度でうまくされず、やり直しのために自席とプリンターを何度も往復する営業マンや、ファイルの保存し直しに時間をかけている姿が、月末月初の恒例行事になっていた。

• 自社内ではデジタル化した処理フローになっていたが、取引先からの発注はFAXでしか届かず、従来はFaxの紙を整理・仕分けする“FAX当番”の仕事が総務部門の業務の中でけっこうな時間を占めていた。

• 総務部としては、取引先に対して、オンライン発注などの働きかけを行ったこともあったが、「例外」が頻発して結局ペーパーレス化は実現していなかった。

事業開発部の悩み

• 完全オンライン化したワークフローの確立がミッションとなった事業開発部としても、取引先の協力を取り付けるといっても、結局ビジネス上の力関係などに左右されがちで、こちらの理想形を一方的に押し付けるような業務プロセス改革は現実的ではなかった。

• 出社人数を減らしたい社会情勢に合わせて、すぐに導入できるソリューションが求められていた。

当初から課題がまとまっていたわけではないと、事業開発部のWさんが教えてくれた。
「最初は情報システム部と新しいシステムの導入も検討しましたが、時間とコストの面でなかなか難しかった。その中で、複合機の切替とタイミングが重なることを知り、新しいワークフローを具体的に実現する手段をもたなかった事業開発部としては、総務部と協力して「この機会に解決できる悩み事は何か」と大きなものから小さなものまでひとつひとつ挙げていった結果、これらの課題が整理されました」