紙の申請を受け付けるために取り残されたFAX業務。大学職員の工夫が在宅勤務実現の壁を突き崩す！

背景

学外から毎日10数件のFAXを紙で受信しており、出力された紙が他の印刷物と混ざったり、オフィスに来ないと確認できない等、コスト面・効率面の両方を阻害していた。一部学外からの申請や、学会等からの連絡にFAX自体は必須で、他の手段への急激な移行は難しく、学生がオンライン授業となる中、事務職員がオフィスに来ざるを得ない要因となっていた。

課題

取り組もうとしていた業務プロセス改革も紙のFAXに足を引っ張られ…

教務職員のDさんが当時の状況を話してくれた。
「大学の事務というのは、いまだに何かの申請をする時に用紙に記入して提出するという手続きが残っています。そのため、学校にいらっしゃれない方のためにFAXでの手続きも手段として残っていました。」

ただ、そうしたプロセスのデジタル化は当然検討されており、FAXも利用頻度が下がっていたという。
「今はもう学生からFAXということはまずないので、量は減っていました。以前は専用機で受発信していましたが、機器入れ替えに伴い、複合機での受発信に切り替えたところでした。ただ、専用機ではなくなったせいで“とりまちがい”“とり忘れ”が頻発し、かえってFAX関連にとられる手間は増えてしまっている印象がありました。」

そのような中、社会情勢が大きく変化し、学生の授業はすべてオンラインとなった。
「我々事務職員も公的機関に勤める者として、在宅でのリモートワークに切り替えることになりました。その時にネックとなったのがFAXだったのです。例えばOBから卒業証明発行の依頼を受けるような場合、発行まで規定以上の日数をかけるわけにもいきませんので、誰かが出勤して対応する必要がありました。」

ただ、実際、そのために出勤することは心苦しい部分もあったという。
「正直なところ、そこまでFAXの量が多いわけではありません。今は手続きの押印も廃止されましたので、それ以外は在宅でも可能な業務がほとんどなのです。このために通勤するかと思うと、来たくてもキャンパスに来られない学生達に申し訳なく感じていました。」

また、紙のFAXの限界を感じることもあった。
「事務側に、各先生方の研究室宛の連絡をFAXでもらうこともあるのですが、なにしろ各先生・講師陣もキャンパスにいらしていないので、紙を研究室に届けてもそれがご本人に伝わったのかどうか、わかりませんでした。この状況の連絡手段としては厳しいものがありました。」