多くの資料を集めるために活躍していたファクス。デジタル化に伴う生産性の低い時間を大幅削減できた要因とは！

背景

オフィスにいるのが当然だった頃は、様々な資料をFAXで受信することも問題なかったが、ニューノーマルが求められる今や、リモートワークの阻害要因に。多くの資料を集積しなければいけない業務上、しかたなく出社する日々が続いていた。

課題

時間がかかっていたのは、資料集めではなくデジタル化？

医療コンサルタントUさんは冷静だが悔し気に話してくれた。
「医療コンサルタントの職務に必要なのは、様々な資料です。病院の立地の図面から、周囲の街の人口動態、会計資料まで種類は幅広く、デジタルで提供されるものも少ない。そうなると、郵送あるいはFAXで、ということになります。時間を惜しむならＦＡＸが多くなりますね。」

その中で重要だと思われるものを選んでデジタル化し、クラウド上でいつでも確認できるようにしていたという。
「仕事の下準備として、必要な時間と理解していましたが、無駄が多かったようです。

若手コンサルタントのＹさんは切実な様子だった。
「コンサルの若手の第一歩が、資料の収集・整理なのは理解しています。ただＵ先生がお忙しくなって全国を飛び回っている時に、各地から届く資料を整理して、選抜して、一部はデジタル化してという作業にあまりに時間がかかっていて、これは生産性が低すぎるのではと疑問をもちました。」

Uさんも自分の仕事のやり方が決して新しい働き方ではなかった点を認める。
「オフィスに送られた資料を確認しながら、どんな提案を作り上げていくか、考える時間にもなっていました。ただ、それがリモートワークの時代になると、自分の家で何十ページも資料をプリントアウトするわけにもいかない。それに何より最近は紙だと読みにくい文字もあったりして、解読に時間をかけたりもしていた。改めて非効率さを指摘されて、認めざるを得ませんでした。」

Yさんは改めて力説した。
「できるだけ材料はデジタルで管理して、その先の作業がスムーズに進められるような環境を整えることで、より時間を有効に使えるようになれば、自分の成長にもつながります。」