これまで掛け声だけで終わっていた紙の削減
社員をその気にさせた「見える化」とは！

解決

「見える化」と費用の案分で企画が成立、そして高評価

Kさんは紙を減らす仕掛けづくりから取り組んだ。
「サイオスの複合機の統合ログ取得ソリューション「Logキャプチャ NX Plus」について詳しく調べました。枚数集計ツールを使うと部署別に利用状況を把握することができます。まずこの機能を基に、「部署ごとの用紙削減率コンテスト」という企画が生まれました。」

パートナーをうまく活用して、モチベーションを下げない工夫も行った。
「ただ、紙を減らせ、というだけでは、総務が言うから仕方なくやらされる、続かない取り組みになってしまいます。“上から目線”にならないよう、発信するメッセージには気をつけました。
そして複合機のサービサーはオフィスのペーパーレス化に対する知見も豊富だったので、各部署の利用状況から改善ポイントを指摘してもらいました。『とにかく印刷するのを控えればいい』とか、『どうすればいいかわからない』という状態に追い込んでしまうことのないように、積極的にコミュニケーションをとっていきました。」

進捗の“見える化”も含めてあきらめてしまわない工夫も積極的に行ったという。
「社長への毎週の報告はもちろん、社内全体のWEBでは各部署の進捗を、各複合機の近くには、アナログですが該当部署の今の状況を掲示しました。また、コンテストのゴールも単純な数や削減率ではなく、各部署の業務に応じた目標設定、いわば“ハンデ戦”にして極端な差がつかないように配慮しました。」

一方でもう一つの課題である費用面の工夫も忘れなかった。
「Logキャプチャ NX Plusは、本来、情報セキュリティ対策という位置づけのアプリケーションでしたので、部長を通じて情報システム部に相談させてもらいました。セキュリティへの関心が高まる中で、複合機のセキュリティ対策が重要だと、まるでメーカーの営業になったかのように、力説しましたね。そして今回、我々総務の環境経営施策の一環でもあるので、費用を分担できないか、と提案したのです。」

情報システム部としても、漏えいなどのリスクに対する対策は検討候補に入っていた。他社製品などと比較しても、分担した費用であれば、十分にメリットがあるとの判断がくだされた。
「今回、この「紙を減らそうプロジェクト」が実現できたのは、情報システム部の理解が得られたのが大きかったです。せっかく複合機のセキュリティ対策も強化できるのに、我々の取り組みだけのために、複合機のログをとるアプリケーションの費用として評価するのではもったいないと感じていました。導入するアプリケーションの機能を有効活用できれば、費用対効果もよくなるはずです。」

Kさんが担当として主導した「紙を減らそうプロジェクト」は、社長はもちろん参加した各部署からも評価を受けた。
「業務や職種で紙を減らせる度合いは異なります。個々が努力した分が結果につながる点で、やりがいのある取り組みだったと評価していただいたのがうれしかったですね。」

この課題を解決したアプリケーション

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