わかりやすい簡単な操作で紙文書を電子化する
アプリケーションが作業効率を大幅改善！

背景

DX推進やペーパーレス化の実現を命題として、生産性のさらなる向上を目指しているA社。今までさまざまな分野で作業効率化を実践し、どれも成果が上がっていた。ところが、ある作業だけはなかなか効率化できず、担当する生産管理部は日々奮闘していた。

課題

紙のデータを突き合わせ。膨大な時間が必要な棚卸し作業を改善したい。

効率化できなかった問題の作業は、四半期に一度行っている部品の棚卸しでした。その中でも特に工数のかかっていた作業が、図面と伝票との突合作業でした。図面の部品表に記載された部品情報を、紙で保管されている生産情報や購買伝票などの情報から探し出して数量を確認していましたが、棚卸し作業の時期に差し掛かると、毎回この作業で遅くまで残業が発生し、全社でも問題視されていました。
その時の状況を、生産管理部のM氏は次のように振り返ります。
「紙なので一つ一つ目検での確認となっており、効率が非常に悪く、毎回膨大な時間が取られていました。少しでも負担を減らそうと、伝票を保存するファイル名のつけ方を統一するなどの運用ルールを定めて検索性を向上させることも試みました。ただ、ファイル名も長くなってしまい、いちいち入力するのも手間なのでルールは残念ながら定着しませんでした。」（M氏）
また、ルールに従ってファイル名をつけても、ファイルの保存先自体が間違っている場合もあり、目的の伝票を見つけるのに一苦労でした。

この状況を解決するため、専用のシステムを導入することが検討されました。ところが、どのシステムも費用感で折り合いがつかなかったり、要件を十分に満たしておらず、専用システムの導入検討は難しい状態でした。それでも、紙ベースの伝票類を検索が可能なPDFに簡単に変換でき、保存する際のファイル名や保存先フォルダを簡単に指定できるようなソリューションを探し続けました。しかし、検討を繰り返すものの、その度に話はいつも立ち消えます。
そのような状況が続き、生産管理部は今日も棚卸し作業に追われていました。