わかりやすい簡単な操作で紙文書を電子化する
アプリケーションが作業効率を大幅改善！

解決

「Quickスキャン AI」でDX推進と課題解決を両立できた

ある日、M氏は複合機のメンテナンスに訪れていた担当者にこのことを話します。すると担当者は「もしかしたら課題を解決できるかもしれない」と、あるソリューションを紹介されました。それは、サイオステクノロジーの「Quickスキャン AI」でした。早速問い合わせ、製品について説明を受けることにします。

「Quickスキャン AI」は、複合機のスキャナー機能を利用して紙文書をデジタル化するアプリケーションです。伝票をセットし、保存先フォルダを指定してスキャンした書類を保管することができるので、指定フォルダへの移動の手間がなくなります。また、スキャンしたデータは、OCR変換処理機能を使うことで、テキスト付PDFに変換可能でした。部品表や各種伝票をスキャンしてテキスト付PDFファイルに変換すれば、検索性を大幅に向上できます。

「ファイル名の付与機能として、スキャンしてファイルに変換する際に、OCR変換した最初の1行目をそのまま自動でファイル名にできます。これを用いれば、書類の最初の1行につける番号やタイトルをルール化するだけなので、運用開始後にすぐに軌道に乗せることができました。」（M氏）
他にも、保存先のフォルダ階層がPCと同じように見えるため、保存先間違いを減らすことができ、よく使うファイル名は単語帳に簡単に登録できるので、作業の効率性と正確性を両立することができました。

説明を聞いたM氏はこれなら今までの課題が解決できると実感。「Quickスキャン AI」のテスト導入が決定します。早速、複合機数台に機能を追加してみたところ、突合作業の時間は大幅に削減され、結果として棚卸しで発生していた残業時間はほとんどなくなりました。
さらに、現場の課題解決だけでなく、全社のミッションとしていたDX推進やペーパーレス化にも大きく寄与することができたため、上層部に対してもスムーズに話を進めることができました。その結果、A社では「Quickスキャン AI」の全社での導入が決定しました。

この課題を解決したアプリケーション

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