働き方改革を狙った複合機の入替に伴い、社内からでた不安を解消できた決め手とは！

背景

人員拡大に伴って、計画していた複合機の入替。
ペーパーレスなワークフローに貢献するはずが、営業部門から強烈な反対意見が。
ここまで準備してきた計画が頓挫しかけていた。

課題

ワークフローの見直しを進めてきた中で営業のある業務にフォーカスが

「何しろ社員がひとケタだった初期から倍々のペースでメンバーが増えていました。いくらリモートワークがメインとはいえ、これまでのオフィスでは厳しい。ちょうど今ならオフィス需要も減っている時期ですし、ここでリーズナブルに一気に新しい環境を整えて、働き方の見直しまで着手しようとしていました。」

経営管理本部長のJさんが状況を振り返ってくれた。
「オフィスにフリーアドレスを導入するだけではなくて、ワークフローもオンライン化して、在宅勤務に支障がないように、業務設計を見直しました。パートナー企業から、複合機を入れ替えることで、残っている紙を伴う業務をデジタル化するコンサルティングも受けていて、ほぼ道筋がついたものと考えていました。」

その時、法人営業部門から待ったがかかった。
「我々の部門では経理業務に『クラウドfreee会計』を採用していました。総務系の業務も無理なくオンラインで処理出来て、すでにリモートワークを実現できており、満足でした。営業部門の経費精算もfreeeで処理しており、そこは継続で問題ないと考えていたのですが…」

法人営業担当のマネージャーWさんが当時の困惑を語る。
「新しい複合機では、それまで実現していたfreeeと複合機の連携ができないのでは、という懸念がでてきました。freeeでは「アプリで経費精算」と言われるように領収書をスマホで撮影してその場で申請する、といったこともできます。ですが、正直なところ、都度処理をするのは面倒。それに処理を忘れて締め切り間近までためてしまうメンバーが多数でした。」

そもそも経費精算にかけるトータルの時間を減らしたかったこともあり、内部ルールを定めていたという。
「それまでの複合機はfreeeと連携されていて、複数の領収書を一気に読み込んで処理することが可能でした。なので、月末の締めが近い日を出勤日として、対面の方がふさわしい項目を共有しながら、まとめて経費精算から承認まで一気にやってしまうことにしていたのです。お客様への提案、コミュニケーション以外の時間を極力減らしたいという目的と合致していましたし、申請する方も承認する方も楽でした。これが実現できなくなってしまうのは避けたかったのです。」

経営管理本部長にとっては予想外だった。
「まさか経費精算が、複合機の入替のハードルになるとは思っていませんでした。パートナー企業の提案は、トータルコストの面でも評価できるものでしたから、根底から覆るとなると、これは厳しい。とはいえ『我慢しろ』という気もありませんでした。我々はより自由で快適な働き方を追求することがコーポ―レートミッションの一つですので、快適度が下がるような変化は、改革とは呼べません。」

Ｊさんは、パートナー企業と検討を始めた。