解決のポイント
SynologyのNASを導入することで、いざという時の事業継続の対策につながる点が評価を得た。加えて既に導入されていたサイオスの文書管理アプリケーション「Speedoc」と組み合わせるとクラウド連携やリモートワークの実現にも貢献でき、NAS導入が有効な投資として高い満足を得ることができた
解決
響いたキーワードは「事業継続」まさかの時のための準備がデジタル化・新しい働き方にも貢献
「最初は大量に保管されている紙文書のデジタル化にクラウド活用を含めたご提案をしましたが、「そんな手間暇はかけられない」と撃沈しました。次に、リモートワークを可能にする文書共有のソリューションとしてご提案しましたが、これも「どうせ現場に行かないわけにはいかないから」とあまり刺さりませんでした。」
Ｙさんがダメもとで話題にあげた切り口は、「事業継続」だった。
「これまでの文書を保存する戸棚が事務所の中で、けっこうなスペースを占めていたんです。なにかと災害も多い状況なので、もし、今、この戸棚が倒れてきて業務記録が確認できなくなったら、という切り口でお話をしたところ、受け止めてもらえました。」
Ｋ社長もそれまで課題だとは思っていたものの、Ｙさんからこの提案が出てくるとは期待していなかったという。
「それまでは仕事の中のここをデジタルにしようっていう話ばっかりだったからね。今、事務所に何かあったらどうする？それを解決しようっていう話になるとは思わなくて、思わず聞き返しちゃったよ。」
Yさんがやっとつかんだきっかけを手放すことはなかった。
「SynologyのNASには、バックアップの機能がデフォルトであります。加えて、クラウドサービスとのバックアップを可能にする機能もあります。K社のビジネス規模に応じた事業継続施策として、SynologyのNASという選択は我ながらベストだったと自負しています。」
そうすると、一蹴されていた提案にも新たな意義が生まれた。
「NASにもクラウドにもバックアップができるということなら、紙で保存している文書もデジタル化した方が事業に影響が少ないということになる。K社長は早速文書のデータ化を行うアルバイトを採用していました。」
さらにあまり関心を示してもらえなかったリモートワークも、どうせ実現できるなら、ということで、前向きに検討してもらえた。
「現場から、事務所に戻って行う施工管理業務の一部を自宅からでも行えるようにしたことで、社員の方の帰宅時間が早まりました。同じ業務なら、家からできた方が、家族との時間を増やせる。社員の方からは好評で、今ではK社の新卒採用のWEBサイトにも掲載される会社の一つの特長になっています。」
これらの価値は、サイオステクノロジーのSpeedocとSynologyのNASの連携から生み出されたものだった。
「Speedocで言えば、お客様の負担は月額で￥500増えただけです。そこで、SynologyのNASと合わせてご利用いただくことで、OCR変換した文書が、NASにも、クラウドサービスにも保存されるようになり、文書の検索性が大幅に向上しました。さらにデジタルデータだけでなく、紙で入ってくる協力会社からの文書も、スキャンするだけで、現場にいる社員でも簡単に確認できるようになりました。」
K社長も効果を体感しているという。
「書類探しの時間も減ったし、移動先でちょっと仕事をこなす習慣も出来てきました。やっぱりきちんとバックアップをとっていざという時に備えることまで含めて考えれば、本当に入れてよかったと思ってますよ。」
Yさんは少しだけ自分の成長を実感できているという。
「大先輩から引き継いだお客様に、自分が本当にお役にたてるのか、当初は不安しかありませんでした。かなり苦労しましたが、これまでにない視点でのご提案ができたことで、お客様にも喜んでいただけました。ちょっとは独り立ちできたかなと思います。」
この課題を解決したアプリケーション
12
