紙の申請を受け付けるために取り残されたFAX業務。大学職員の工夫が在宅勤務実現の壁を突き崩す！

解決

複合機でできるサイオスのペーパーレスファクスソリューションでリモートワーク実現＆業務効率向上

ファクスをペーパーレス化する手段について、Dさんは必死で情報収集したという。
「一番可能性を感じたのは、現在、FAXを受信している複合機上で、デジタル化するソリューションでした。早速、サービサーに問合せをしました。」
「いくつか候補があって、価格や対応機種などを比較した結果、選んだのがサイオスのペーパーレスファクスソリューション「Easyファクス」でした。手軽な価格であったこと、運用を楽にする振り分けなどの設定が、他と比べてわかりやすかったことなどが採用理由です。」

リモートワーク実現のために、環境を整えた。
「大学にはモノクロの古いコピー機が多かったのですが、まず、入替時期が近かった1台を最新の複合機に替えて、「Easyファクス」の利用に支障がないようにしました。あとは、それまで紙ベースだった申請をオンラインで内容確認して承認・発行などに対応し、用紙は最後に証跡としてまとめて印刷・保存するフローに部署内の理解を得て改めました。」

在宅勤務を増やせる取り組みとして、周囲の理解も早かったという。さらに「Easyファクス」の機能をフル活用した運用体制も整えた。
「学内の共有サーバーに振り分けたファクス文書の保存先を設けて、さらには各研究室のフォルダも用意しました。それぞれのフォルダには文書が保存されたら通知がいくように設定してあるので、我々のとり忘れもなくなりましたし、先生方には確実に受信内容をPDFで確認してもらえるようになりました。これまでストレスを感じていたファクス関連の時間が短縮できて、満足しています。」

Ｄさんは特に満足できているポイントとして、“スピード感”をあげる。
「まずは在宅勤務の社会的要請が高まる中で、複合機の活用で業務に滞りなく迅速にペーパーレスFAXを導入し、リモートワークを実現できたことが一番です。公的存在としての役割も果たすことができました。
そして思ったよりも大きかったのが副次的効果です。ＦＡＸのとり忘れ、振り分け、配送などにかかっていた手間がほぼなくなって、ここまで工数をとられていたのかと驚きがありました。これでできた時間を有効活用していきたいと思っています。」

この課題を解決したアプリケーション

複合機を活用したペーパーレスファクスソリューション

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