セキュリティに関する不安を一掃できた、
組み合わせソリューションの全容とは！

背景

同業企業が設計図面の機密情報漏れを起こし、取り返しのつかない事態になっていることに不安を感じているB社。この同業企業では建設図面や部材表がプリントアウトされ、持ち出しやFax送付、スキャンされたことがわかり、B社はこれらの操作が行える複合機のセキュリティ状況を確認、改善することにした。

課題

業務効率化は進んだが、それ以上にセキュリティの不安が次々と露呈して…

状況を確認したところ、情報システム部の読みが的中していました。情報漏えいリスクが非常に高い状態にあったのです。スキャンされた設計図面が個人のPCに保存して現場へ持ち出され、他人がスキャンしたファイルに無許可の状態でアクセスされることが日常的に行われていたのでした。

情報システム部のリーダーであるS氏は、このときの様子を次のように語ります。
「対策として、複合機へのスキャン宛先の登録やクライアントPCへの共有フォルダの作成などを禁止しました。ところが、業務に支障をきたすという理由で、なかなか厳守されませんでしたね。それに、紙が中心だった図面や計算書は電子化されて取り扱いやすくなったのですが、その反面改ざんも容易になってしまったので、その対策も考えなければならず、頭の痛い話です。」（S氏）

S氏の不安はこれだけではありません。B社では「誰」が「何」の図面情報をプリントアウトしたのか把握できていない状態だったのです。これらの状況を踏まえ、複合機周り、特にスキャンデータがセキュリティホールになっていると痛感したS氏。図面のスキャンを、複合機を使わずPC上で取り扱うルールを考えました。しかし、この考案したルールも利便性が下がり、これまで進めてきた業務効率化を妨げてしまうのではと社内の反発がありました。加えて、端末やソフトウェアの購入費もかさむことが予想されることから断念せざるを得なかったのです。

そこで、これらの課題をサービスベンダーの担当者に相談してみました。しかし、取れるのはプリントアウトのログだけでした。そのログも専門の解析知識が必要で、リソース不足の情報システム部がさらにこの作業を負担するのは難しい状況でした。
S氏は上層部にこの効率の悪さも含め現状を報告。複合機の入れ替えも視野に、問題だらけのセキュリティを改善するために情報収集を進めました。