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流通業(卸) N社 事業開発部・総務部

急にペーパーレスと言われても…

デジタル化の足並みが揃わない中で、紙の削減とリモートワークに踏み出せた文書管理ソリューションの決め手!

解決のポイント

  • 「スキャン」の手間を減らせるサイオスのスキャンアプリケーション導入で、「締め」にかかっていた工数の削減に成功。

  • オンラインファクスソリューションの導入で、デジタル化と工数削減に成功。クラウドサービスとの連携で出社人数の減少も達成。

解決

新しい働き方の実現を助けるソリューションの組合せを導入

事業開発部のWさんは総務部と協力して早速動いた。
「新しい複合機を導入するにあたって、それまでサービサーには価格面の条件の話がほとんどだったと聞いています。そこで打合せに同席して、ビジネス課題としてこれらの悩み事を相談してみました。方向性が変わって少し驚いたようでしたが、いい提案をもらうことができました。」

複合機標準のアプリケーションとは別の、課題解決に最適なアプリケーションとして、Quickスキャン V6とEasyファクスの組み合わせを提案されたという。

「例えばこれで、総務部が感じていた課題も、我々のミッションもある程度解決できる。“いいものあるんじゃない”と先方の営業に伝えたのを覚えています。」

具体的には以下のような効果がもたらされた。

  • Quickスキャンなら、出力前にプレビューでスキャン内容が確認でき、ファイル名もその場でふさわしいものをつけ、保存するフォルダも設定できるので、普段はスキャンを使わない営業マンの「締めの作業」にかか間と紙る時の無駄を両方削減できた。

  • Easyファクスなら、複合機で受信したファクスは自動振り分けやPDF保存が可能となり、総務部の“FAX当番”が不要となった。工数が減っただけでなく、リモートワークの割合も増やすことができた。

  • 受発注のファクスがオンライン化されたことで、総務部以外にも処理に係る社員の管理工数が減らせ、書類探しなどの時間も大きく減った。

  • さらに、リモートワークのために書類の共有が必須となったが、Quickスキャン、Easyファクス共に、文書を保存するクラウドサービスとの連携が可能で、通常のビジネス文書同様に、スキャンした文書やFAXで受信した文書もクラウドサービス上に保存され、営業部門や経理部門でもリモートワーク可能な社員が大幅に増えた。

「費用対効果に優れるソリューションとして、総務部、事業開発部両担当役員のお墨付きを得て、導入が実現しました。複合機のアプリケーションを活用して、今あるワークフローを大きく変えずに、スピーディーに課題解決できたことには、本当に満足しています。」Wさんには電帳法対応という次のミッションが待っているという。

この課題を解決したアプリケーション

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