これまでのFAX業務の見直しが最優先課題に。
明日から全部メールで、というわけにもいかず…

解決

月額で利用できるファクスアプリケーションには、担当別に文書を保存できる機能や、ホントに必要なものだけ印刷できる機能があり、ついに見直しがスタート。

メーカーのエンジニアが教えてくれた。「今度できた「スマートecoファクス」ってローカル保存できるファクスアプリなんですよ。
しかも月額制なので、初期費用も抑えられます。業務改善のためにさらに10万円超えるような機器とか、大変ですよね？」

Bさんはうなずくしかなかった。とても大幅な予算立ては期待できない。
「でも、それって複合機標準のファクスと何が違うの？」

「最初にルールを設定しておくと、ファクス文書を取引先別や担当者別で保存してくれるんです。しかもそれぞれのパソコンにファクスが届いたら通知が出ます。」
「じゃあ“ファクス配り”しなくていいんだ。」
「はい、しかも例えば月が替わって新しくファクスが届いたら、その月のフォルダを自動で作って保存してくれたりするんです。」

「なるほど。でもさ、やっぱり紙に印刷してほしいって人も出てくるんじゃないかなあ。」
「そこも実は設定できるんですよ。なんでもかんでもペーパーレスってわけじゃなくて、ここから来るファクスは確実に印刷しておきたい、なんて使い分けも出来るんです。もちろん要らない広告なんかは印刷しなければ紙代も節約できますし」

「でもリモートワークできないといけないよ。」
「Bさんの団体のファイルサーバーはVPN接続はできるようになったんですよね？」
「ええ」
「それならそこを保存先にすれば、そのサーバーに、取引先別にファクスを保存できます。それぞれの人に通知が出る対象のフォルダは変えられるので、外出先でも、自分に関連するフォルダへのファクス受信に気づいてファクスの内容を確認することができますよ。」

「そういう設定はめんどくさいんじゃないの？」
「基本的な設定はこちらでやらせていただきます。あとは月額￥3,000で、最初の月は月額もかかりませんので試してみてください」

「でもさあ、今度、ペーパーレスファクスは電帳法で保存しておかないといけなくなるんでしょ？
うちもそういうのは率先して対応していかないといけないし。最初からフォルダでみんなに配れちゃったら保存なんてできないんじゃないの？」

「じゃあ、月額￥3,500のメニューを選んでください。『スマートecoファクス』は一つのファクスを二か所に保存出来てバックアップがとれるんです。
しかもOCRライセンスを二つ購入いただけると、同じ環境で2か所に保存できます。
メインの保存先は、各担当の方が必要なやりとりをするのに使っていただいて、もう一つサブの保存先はBさんを管理者として、年月日別にファクスをいったん全部保存すればOKです。
本当に必要なものだけ、ファイル名を電帳法の条件に合わせて保存すれば対応できます。必要な事務規定をつくるのも、お手伝いしますよ。」

「まあそこは経理にプロの人もいるし、とりあえずこれで試してみればいいか。」
初期費用の手軽さと月額での利用で何とか課題をクリアし、仕事も楽になりそう、と聞いて一安心。
ペーパーレスへの流れは止められない中で、手軽な費用で、複合機をうまく活用したソリューションをみつけることができたBさん。
「これがDX（デジタルトランスフォーメーション）ってやつの初級編ですかね。」と笑っていた。

この課題を解決したアプリケーション

複合機を活用しecoを意識したペーパーレスファクスソリューション

お仕事をもっとスマートに、オフィスをもっとエコに。

詳しく見る

資料をダウンロードする