解決のポイント
サイオスのスキャンアプリケーションを導入することで、シンプルなデジタル化を含むワークフローが確立できた
介護スタッフの“事務作業”にかかる手間を減らせた結果、社員の満足度があがり、離職率が下がる副次効果も得られた
解決
いちいち細かい設定をしなくてよいサイオスのスキャンソリューションを入り口に、ペーパーレスなワークフローが実現したら…
社内の雑談の中で、Rさんは総務の若手からヒントをもらった。「これまでの文書は仕方ないとして、これから発生するものはどんどんスキャンすればいいんじゃないですか？拠点に必ずある複合機でできることですし。」
しかし、スキャンといっても紙がPDFになるだけで、結局スタッフの手間を増やすことになるのではないかと懸念しながら、総務の人間と共に複合機メーカーと商談を行った。
その場でちょうどいいソリューションがある、と提案されたのがサイオステクノロジーのスキャンソリューション「SpeedocV5」だった。
「そもそも、複合機にメーカー以外のアプリケーションがあるなんて知らなかったんです。ただ、聞いてみると、最初にきちんと設定すると、毎回個人のそれぞれのフォルダに文書が保存される。しかも中身を読み取って、必要ならExcelやWordにして、再編集できるというのも魅力でした。文書の保存先がはっきりしていて、中身でも検索できるなら、これまで紙文書をみつけるのに、リングファイルを開けて探していた手間がなくなるわけで、これは大きいと思いました。しかも複合機メーカーの新しい販売方法で、複合機1台あたり月額￥3,000で利用を開始できると聞いて、それなら各拠点の予算でもできてしまうレベルでした。試してみない手はないなと思いましたね。一応本部の予算で複合機を最新機種に切り替えたうえで、各拠点に「SpeedocV5」を導入してもらいました。」
日報や業務報告書など現場で必要な書類をつくるのは、それぞれ専用のツールが導入されていたが、出力して、押印して、上司のチェックを受けて、所定の場所に保管する、というプロセスが基本となっていた。
「弊社の場合、相当遠方のケースを除いてはクオリティの担保のために、直行直帰ではなく、各拠点で報告を行うフローを基本としています。そこでスタッフは最低2-3種類の書類を作成、提出して業務を終える形でした。そこで本来は状況の確認やケアの方針について、報告や意見交換ができることを目的としていたのですが、実際には書類のチェック等に時間が割かれ、現場のスタッフにとっては負担に感じられていたのです。」
そこでRさんは、必要書類はすべてSpeedocV5でスキャンして各スタッフのフォルダに保存するところまでを現場スタッフの役割とし、単純な書類の訂正や、書類別の再整理などは各拠点の担当者が行うこととした。
「正直なところ、社員である各拠点の担当者は、必要業務はすべて現場スタッフに任せようと考えていたところがありました。ただ、それでは現場の負担が大きく、実際に人手不足に陥っている現状もあります。
そこで書類のデジタル化と共に、“介護は現場のスタッフに、事務処理は拠点の社員に”、という線引きを明確にして、介護スタッフが少しでも仕事から早くあがってもらえることを目指しました。」
変革を主導した経営企画部が設定したテーマは「現場の負担が減るデジタル化」だったという。
「介護の現場はキツいというイメージがあるかもしれませんが、実は取り組んでいるスタッフは、そこまで負担に感じているケースは少なく、逆にその後の書類作成や内容確認にとられる時間にかなりストレスを感じていたのです。しかも書類を探す、一度出力したものを修正する、といった、中身とは関係ない作業に時間をとられていました。そこで紙保存からデジタル保存に切り替えたのをきっかけに、単純業務をできるだけ切り離すことを心掛けました。」
その結果、期待以上の効果が感じられるうれしい反応があった。
「介護業界の経験があって入ってきたスタッフの入社後アンケートで、それまでの仕事より、業務の後処理である書類作成にかける時間が少ないのがよい、という声がありました。 また、登録スタッフの満足度もあがり、離脱率も下がる傾向になりつつあります。」
Rさんは今回選択した改善のステップに満足している。
「今後、ワークフローがペーパーレスになっていくのは間違いないと思いますが、いきなりすべてをデジタルに、というわけにはいきません。今回拠点にすでにあった複合機のスキャンを利用して「現場の負担が減るデジタル化」の第一歩となったことは本当によかったと思っています。今後は、SpeedocV5を活用して、今保管している紙文書のデジタル化に取り組んでいきます。」
この課題を解決したアプリケーション
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