解決のポイント
「コピー」を「スキャン」に変えるだけで、サイオスのスキャンソリューションを組み合わせると、デジタル化した文書の保存がスムーズに実現。
タイムスタンプオプションを活用して、書類を時系列で管理することで、書類探しの手間と時間を大幅削減。
解決
「コピー」を「スキャン」に変えることから始まった
Iさんはメーカーとの商談の中で、この話題に触れた。
「やはりメーカーも全国に営業所などがあるので、文書管理とかどうしてます？と聞いたら、その会社ではサイオスのSpeedocV5というソリューションを使っているという答えでした。個人で保存できるところが決まっていて、かんたんに共有できていると聞いて、それはよいかも、と思いました。何しろ必ずコピーしている書類なので、それがスキャンして保存・整理できれば、少なくともデジタルでは未整理の状態ではなくなります。」
そこで複合機のメーカーから改めて提案を受けた。
「魅力的だったのは、各販売員のフォルダをこちらで設定して、保存するフォルダを決められるということです。しかもファイル名の名づけルールも決められる。これなら文書の検索がかなり楽になります。」
もう一つ決め手があったという。
「複合機メーカーから提案を受けたクラウドサービス連携ですね。共有ファイルサーバーには容量制限があったので、全店から文書保存しだすとあっという間に埋まってしまいます。そこで会社と交渉して、クラウドサービスを契約してもらいました。これで、どこのお店にいても、私自身、状況確認ができます。」
あとは店舗の文書管理のルールを、デジタル化した文書管理に合わせて運用することで、劇的に状況が改善された。
「まず、ファイル名のつけ方を“［販売商品名］［担当名］［日付］に統一しました。それぞれ個人のフォルダに時系列で保存していきます。そして重要書類にはタイムスタンプをつけて保存しました。これで、どうしても遡って突き合わせをしたい時はPOSの入力時間を基に探すことで容易に確認できます。
そして、現場の紙の文書をこちらに合わせて、個人ごとに時系列で管理するようにしました。必要になった時に、いきなり紙を探すのではなくて、デジタルで中身を確認して、どうしても紙が必要なら、ありかの見当をつけてから探します。これで、クレームなどの際の対応も、とてもスムーズになりました。」
Iさんの仕事も、かなり進めやすくなったという。
「もちろんPOSの進捗も追いますが、単純に件数だけなら、誰がどのくらい獲得しているのか、保存された件数でわかります。販売員ごとの得意商品なども、いちいち販売結果をソートしたりしなくても把握しやすいので、コミュニケーションもとりやすくなりました。」
「基本的には「コピー」を「スキャン」に置き換えただけなので、現場から不満が上がることもなかったですし、バックヤードも整頓されて、現場の店長からも好評です。いよいよこれから売上を伸ばす施策に取り組みます。」
この課題を解決したアプリケーション
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