PDFの再利用、保存文書のデジタル化、クラウド活用、
各部署のニーズに応えるDXの入り口になったアプリケーションとは！

解決

ひとつひとつの課題に応えながらスムーズに導入できたサイオスのスキャンソリューション

Tさんは文書共有から着手した。
「とにかく数が多いファクスをデジタル化できればと思って、複合機メーカーの営業に相談しました。複合機の普段の使い方をヒアリングされた際に、各部署から上がっていた課題を伝えたところ、ソリューションとしてサイオスのスキャンアプリケーション「Speedoc」を紹介されたんです。」

当初はピンとこなかったが、今上がっている課題の解決にはぴったりだったという。
「それまで標準のスキャン機能は多少活用していたので、わざわざスキャンアプリケーションの導入を提案された時はなぜ？と感じました。ただ、説明を受けてみると、まずOCR変換を使えば、営業サポートや総務経理部門の課題は解決できそうでした。」

早速、OCR機能が実用に耐えうるか検証した。
「さすがに手書きのメモなどは認識できませんでしたが、いわゆる定型の文書については、Excelに変換して再編集といった使い方ができることがわかりました。さらに、スキャンした文書だけでなく、メール添付で届いたPDFなども右クリックで簡単にOCR変換できる機能もあったので、かなり使えそうだと判断できました。」

営業部門の提案資料共有もソリューションの組合せで解決できた。
「複合機メーカーのクラウドストレージの活用サービスと、Speedocを組み合わせると、クラウドサービスでの文書共有もスムーズでした。」

さらに運用の工夫でカバーできたこともあるという。
「単純に複合機で受信したファクスをそのままクラウドに保存できるサービスも提案を受けたのですが、不動産業で飛び交うファクスは社名部分を差し替える“帯替え”など、一旦加工してから共有したい業務も多いのです。そこで、ファクス受信はSpeedocの機能を使って送信元によって保存フォルダを振り分けて、ファイル名のつけ方も統一してPDFで保存することにしました。そこで担当者が書類の内容に応じて必要ならSpeedoc ユーティリティを使って、MicrosoftOfficeに変更して修正し、改めてクラウドサービスにアップしています。」

導入のスムーズさが決め手だった。
「理想的なワークフローには遠いかもしれませんが、現在回っているフローを無理なくデジタル化していけることが大事でした。しかも複合機メーカーの他のサービスも含めて月額数千円で導入できるのも大きかったですね。OCR変換が必要だった部署から利用を始めて、今は効果も実感できたので、共有サーバー用のライセンスは一括で購入し、支店などでは月額方式でOCRライセンスを必要人数分購入する形で、リーズナブルに利用しています。」

もちろんDX推進担当として、将来の文書管理も視野に入っている。
「今回、OCR変換を利用することで、スピーディーな文書の検索が可能になるというメリットも理解できました。さらに複合機メーカーが提供している文書管理システムともSpeedocは連携していて、文書保存・管理がスムーズと聞いていますので、全社導入に向けて準備を進めています。デジタル化が実現するメリットを現場も体感し、可視化できたので、いよいよ投資できる環境が伴ってきたと思います。」

Tさんは振り返る。
「Speedocで目の前の課題を解決できたことが他部署と信頼関係を築くきっかけになりました。」

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