背景
お客様の課題を把握し、会計監査、税務申告などをお手伝いする税理士法人。案件ごとに提供される紙の資料は膨大で、その整理だけでも、時間的にもスペース的にも負担が大きかった。
課題
業務の効率化やオフィス環境の改善のため、紙資料のデジタル化が待ったなしに。
埼玉県加須市で会計事務所だけでなく、司法書士事務所、社会保険労務士事務所など、税務・会計はもとより経営・法務・労務・事業計画・コンサルティングなど、中小企業を幅広くサポートするFUNS税理士法人。
お客様に会計監査・節税・各種税務申告・会計ソフトの導入などをお手伝いする同社が自ら取り組んだDX（デジタルトランスフォーメーション）の入り口について教えてもらいました。
「我々のお仕事では、お客様から経営に関する様々な資料をお預かりします。それをいちいちコピーせざるを得なかったのが10年前までの状況でした。
月の印刷費用が40万円以上かかることもあり、もはや無視できない費用になっていました。」
そして費用面以外にも問題が起きていた。
「案件が増えるたびに、資料はたまっていきますので、気がつけば保管用の大型倉庫が必要になっていました。オフィスも手狭になり、このままではいけない、と対応策を探していたところでした。」
今でも当時のことを振り返る表情は苦しげだ。
「何とかしたいと思っていたところで、同業者からDocuWorksの情報を聞きました。
文書管理システムとまではいかないまでも、資料をデータ化して保管するのには十分かな、と判断しました。」
そこで複合機の入替を検討することになったという。
「当然、複合機も入れ替えることになるのかな、と思っていた時に、リコーさんから『SpeedocならOCRした資料をDocuWorksのXDW形式に変換できる』というお話をいただいて、それなら引き続きリコーさんの複合機で、ということになりました。それがSpeedocとのご縁の始まりです。経費削減の観点で2色印刷もよく使っていたので、リコーさんの複合機を使い続けられたのは大きかったですね。
それ以来、Speedoc自体は使い続けて10年以上になりますし、複合機は2台ありますので、今では月額料金で利用するEDW形式でも利用させてもらっています。」
「自分たちの業務フローに合わせた使い方も自然とできてきて、『デジタル化』への道筋がついてきました。」
課題のポイント
紙の資料を紙にコピーして利用する限り、保管対象は増える一方。対応を迫られていた。
導入したいソリューションに対応した形式でのファイル保存ができることが必須条件となった。
