解決のポイント
紙資料のデジタル化は、負担の少ない運用とデータ整理が大事。
Speedocの活用で、希望のファイル形式での保存も実現し、DX（デジタルトランスフォーメーション）のきっかけに。
解決
スキャンソリューションを使って紙資料をデジタル化。倉庫スペースは1/4となり、出力費用も大幅削減。
現在のFUNS税理士法人でのSpeedocの利用状況を教えてくださいました。
「今では、紙でご提供いただいた資料は、お預かりしてSpeedocでスキャンし、お客様にお返しするようにしています。なので、大量のコピーを保管する必要から免れることができました。」
紙資料の倉庫スペースは1/4でで済むようになったという。
「オフィス移転する前から徐々にデータ化を進め、今ではここまですっきりすることができました。」
現在のFUNS税理士法人は、素敵な受付スペースから、余裕のある商談スペースが確保されており、とても快適なオフィスとなっていた。
「もちろん費用面でも、コピーとして出力していた際の費用がスキャンに替わりましたので、大幅にコスト削減できる形となりました。」
具体的な活用方法も披露された。
「SpeedocはOCRのサーバーライセンスと一緒に導入しました。社内のファイルサーバーにエージェントをインストールし、同じサーバーにDocuWorksも入れています。
紙でいただいた資料は、保存先をサーバー内の“SCAN”フォルダに固定して、DocuWorksに対応したxdw形式で保存することにしています。
Speedocの特徴を考えれば、スキャンするたびにファイル名などを付けて保存することもできるんでしょうが、何しろお客様だけでも400～500社いらっしゃいますので、スキャンする毎にそのフォルダを探すのは現実的ではないですし、PCからサーバーにアクセスしてリネームやファイル移動をする方が効率的です。
実際には、スキャンしたxdw形式のファイルを、各担当が該当のフォルダに移動して利用しています。“SCAN”フォルダに忘れられたファイルについては、ルールに基づいて定期的に整理しています。」
更なるメリットもあるという。
「こういう状況でしたので、リモートワークの実現にもSpeedocを活用しました。
スキャンしたファイルの保存先フォルダをクラウドサービス（Googleドライブ）とも同期させ、どこからでもスキャンしたファイルを操作できるようにしました。その結果、リモートワークが必要な時期でも、メンバー間の資料共有に困ることはありませんでした。」
現状の評価と今後への期待の言葉もいただいた。
「業務の効率化の面でも、省スペースの点でも、紙資料のデータ化に取り組んだことで、一定の成果につながりました。また、新しい働き方としてのリモートワークの実現にも、Speedocのxdw変換機能が役に立ちました。
今後、税理士法人としては、電帳法への対応を期待したいところですね。」
この課題を解決したアプリケーション
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