運輸業 J社　流通業務部

リモートワークを阻んでいたのは…

出社率削減・在宅勤務という社会的要請にスピーディーに応えることを可能にした圧倒的ソリューション！

EasyファクスV2運輸業リモートワークペーパーレス化

解決のポイント

  • FAX受信に複合機を活用し、サイオスのペーパーレスファクスソリューションを利用することで、在宅勤務を実現することができた

  • ワークフローがデジタル化されたことで、これまでファクス業務にとられていた工数も削減することができた

解決

複合機のファクス受信機能をサイオスのアプリケーションでフル活用して“出社ゼロ”を実現

部員がFAX専用機を納入していたサービサーにオンライン化したいニーズを伝えたところ、意外な提案が返ってきた。
「ファクスを使った受発注というのは、最も古くから残っているワークフローだったので、ファクスの専用機と振り分け棚がセットで存在しているのがオフィスの当たり前の光景だったんです。そこで、ファクス受信を複合機で行うという提案は、ある意味新鮮でした。言われてみればそういう機能があることは、頭ではわかっていても、専用機器がそろっているこれまでの状況では切替をするメリットがあまりありませんでした。」

しかも専用のアプリケーションで課題を解決できることも驚きだったという。
「複合機の機能というのは、複合機メーカーが提供しているものだと思い込んでいたので、ファクスに特化した他社のアプリケーションを複合機に追加できるということ自体、調達担当でもない我々の知識にはありませんでした。結果的に、サイオスのペーパーレスファクスソリューション「Easyファクス」は、アプリケーションの費用や設置代金を合計してもリーズナブルで、導入もお任せできるので、文字通り簡単に利用を開始することができました。」

在宅勤務が実現できたことはもちろんだが、個々の機能も満足できるものだった。
「紙のFAXならば発生しない、届いた文書にどんな名前をつけるかという問題も、ルールを決めれば自動化できるので、文書管理がやりやすくなりました。また、発信元情報に基づいて保存するフォルダを振り分けできるので、目で見て振り分けるのにかけていた手間もかなり減らすことができました。」

また業務の上で欠かせなかったのが受信を知らせる機能だ。
「お客様別のフォルダ、あるいは判別できなかった文書のフォルダなどにファイルが保存された場合、メールが飛ぶ機能があって、これが助かりました。紙のFAXでもとり忘れなどの可能性もある中で、通知が来るのは対処漏れを防ぐのに効果的でした。」

S課長としては総務部門からのプレッシャーから解放されて一安心だったと語る。
「この社会情勢において、少しでも国や東京都の要請に協力するというのは、企業が果たす役割として当然大事です。しかも今回は、デジタル化したことでペーパーレスの恩恵も受けられ、時間や手間、オフィスの機器も減らすことができました。“当たり前”だと思っていた業務プロセスの見直しにもつながり、取引先に負担をかけることなく、改善できたことはとてもうれしく思っています。」

この課題を解決したアプリケーション

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